10 Consigli su come sopravvivere alle mail aziendali

Dagli ultimi dati web risulta che il traffico mail è elevatissimo. Non si parla solo di spam ma anche di mail private e sopratutto aziendali.
Nell’azienda per la quale lavoro, e non è una multinazionale, il giro di mail in Cc è elevatissimo e tutti si sentono quasi sempre obbligati a rispondere. Il mio capo si lamenta che riceve un sacco di email, ma non è consapevole che ne riceve solo una metà di quelle che ricevo io.
Qui, traendo spunto da un vecchio articolo in inglese che trovai sul web, ho pensato di scrivere una mini guida per aiutarvi a sopravvivere a questo inutile giro di posta elettronica.

 

1. Lamentatevi della quantità di mail che ricevete.

Lamentatevi costantemente del volume di mail che ricevete, ma non svelate mai per primi un numero specifico. Il mio capo si lamenta sempre che riceve cinquanta mail al giorno, io rispondo sempre: “Eh, beato te, io ne ricevo almeno un’ottantina.” Ascoltate le lamentele dei colleghi e aggiungetene una volta e mezza del loro quantitativo di posta ricevuta, saranno ammutoliti immediatamente.

 

2. Inviate le mail da smartphone per giustificare eventuali refusi o dimenticanze.

Se notate che la mail che avete ricevuto non è di estrema urgenza, o non avete voglia di applicarvici più di tanto, perché state finendo l’ultimo livello di Piante Vs Zombie, rispondete dallo smartphone; questo piccolo trucco vi farà sembrare pieni di lavoro, ma perfettamente sul pezzo e vi eviterà anche di fare brutta figura se non date nell’immediato la risposta al problema sottopostovi e nessuno baderà agli errori di ortografia.

 

3. Se nel giro mail a rispondere c’è il tuo capo, cerca di rispondergli per primo.

È molto difficile seguire tutta la corrispondenza mail, ma dovete imparare ad essere abili nel trovare le mail inviate dal vostro capo e/o responsabile. Una volta trovata la sua mail, rispondete con un semplice: “D’accordo con te”, “La penso anche io così”, “Perfetto, non avrei saputo esprimere meglio il concetto.”
Oltre che sembrare attenti, sembrerete anche intelligenti; poi lo sappiamo tutti, se date ragione al capo, diventerete intoccabili.

 

4. Congratulatevi per primi


Se è stata inviata una mail per informarvi che l’azienda ha raggiunto un obbiettivo molto importante, o ha assunto un nuovo dirigente o il vostro capo ha avuto una promozione, congratulatevi per primi. Il vostro capo vedrà che siete attenti e legati all’azienda; in più eviterà di rompervi le palle dei vostri scarsi risultati degli ultimi mesi.

 

5. Invia comunicazioni casuali alle ore più impensate

Preparate una lista di argomenti da trasmettere via mail ai colleghi, al capo o al titolare, negli orari più improbabili di modo che pensino che tu stia lavorando. Le programmate durante l’orario di lavoro, di modo che in automatico il server di posta le trasmetta, così non vi perderete l’ultimo episodio di The Walking Dead.

Ecco alcuni esempi:

– Chiedete a che punto è uno dei progetti più importanti dell’azienda;
– Inviate il vostro file excel con il cash flow aziendale, chiedendo commenti;
– Proponete eventuali migliorie su alcuni progetti e/o attività;
– Inviate il link di qualche promozione commerciale dei vostri competitors;
– Aggiorna il tuo capo che hai ricevuto una mail di richiesta d’appuntamento da parte di un cliente e domani mattina non passerai in ufficio alle 09.00 ma arriverai dopo per risolvere il problema;

Non importa che cosa inviate, sicuramente il vostro capo resterà senza parole nel vedere che anche di notte state lavorando.

 

6. Inserite qualche [info] nell’oggetto

L’oggetto della tua mail non è completo senza un’informazione racchiusa tra parentesi che offra ragguagli sul contenuto. Ecco dei buoni esempi:
Oggetto: [Aggiornamento] Ultimo aggiornamento;
Oggetto: [Confidenziale] Non divulgare, strettamente personale;
Oggetto: [CONGRATULAZIONI] Complimenti, ci siamo riusciti!;

 

7. Invia vaghi ma frequenti aggiornamenti per fare il punto della situazione

“Solo un breve aggiornamento per fare il punto della situazione…”
Inizia ogni altra mail con questa frase e i tuoi colleghi resteranno profondamente colpiti. Probabilmente non leggeranno il resto della mail, quindi sentitevi liberi di riempirla con dati senza senso sugli utenti rientrati nell’ultimo mese o sul nuovo dirigente che si unirà al gruppo di lavoro il mese prossimo.

 

8. Invia dettagli molto specifici sui tuoi spostamenti nel corso della giornata

Stai andando all’aeroporto? È importante far sapere a tutti quando sei sul taxi, hai preso posto sul treno, hai passato i controlli di sicurezza, sei arrivato al gate, sei salito sull’aereo, hai recuperato i bagagli, hai preso un altro taxi, sei rientrato in ufficio; ed è importante specificare minuto per minuto il tuo accesso a Internet in ogni passo del tragitto.

 

9. Cercate di essere i primi a sollecitare una riunione

Se il giro mail supera le venti risposte, significa che il tutto sta diventando importante e tutti i partecipanti vogliono far notare il loro punto di vista ed efficenza. Il tutto necessita di una Riunione, cercate di essere tra i primi a richiedere un bel KOM (Kick of Meeting).

 

10. Usate una risposta automatica molto complessa per dire che siete fuori sede

Se siete giustamente in ferie per uno o più giorni, preparate una bella risposta automatica in cui dite che siete fuori sede, indicando tutti i contatti dove reperire tutte le persone coinvolte ai progetti per il quali state lavorando. Il vostro capo non si lamenterà della vostra assenza e sembrerete incredibilmente intelligenti e, sopratutto, efficienti.

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